Changer de processeur de paiement sans interruption

La plupart des marchands ne changent pas à cause d’un événement spectaculaire. Ils changent parce que les coûts ont grimpé sans que personne ne puisse expliquer pourquoi. Voici les signes à surveiller sur vos propres relevés :

• Votre taux a augmenté sans explication écrite de ce qui a changé
• Le relevé contient des frais que vous ne pouvez pas identifier ou qui n’apparaissaient pas avant
• Votre taux réel est plus élevé que le taux qui vous avait été annoncé
• Votre contrat prévoit des pénalités de résiliation qui vous empêchent de comparer les offres
• Le soutien ne peut pas répondre en français quand votre personnel ou vos clients en ont besoin
• Le terminal est peu fiable, ou son remplacement entraîne des frais de matériel
• Les paiements en ligne ou au terminal virtuel sont facturés différemment des paiements en personne, sans raison claire

Aucun de ces signes n’impose de changer immédiatement. Ils exigent de connaître vos chiffres, ce que fournit une analyse de relevé.

Un changement se déroule beaucoup plus simplement lorsque les documents sont au même endroit. Avant de communiquer avec qui que ce soit, rassemblez :

• Vos trois derniers relevés de traitement, y compris la page sommaire et le détail des frais
• Votre entente actuelle, pour vérifier le délai de préavis et les conditions de résiliation
• Si votre terminal est acheté, financé ou loué, et ce que dit le contrat de location
• Les détails de toute caisse en ligne, passerelle ou intégration logicielle dont vous dépendez
• Le compte bancaire et les documents d’entreprise utilisés pour votre compte actuel
• Les numéros de terminal et les emplacements si vous exploitez plus d’un site

Trois relevés valent mieux qu’un seul, parce qu’un mois isolé peut embellir un taux. Une vue trimestrielle montre comment vos coûts se comportent quand les ventes ralentissent et quand elles sont fortes.

C’est l’ordre des opérations qui rend un changement sécuritaire : rien n’est résilié avant que la solution de remplacement ne soit prouvée.

1. 1Vous envoyez vos relevés. Ils sont analysés ligne par ligne afin de calculer votre taux réel, et non le taux affiché.
2. 2Vous recevez une comparaison écrite montrant ce que vous payez maintenant et ce que Tap2Pay coûterait à vos volumes.
3. 3Si la comparaison est concluante, le compte marchand est ouvert et approuvé au nom de votre entreprise.
4. 4Votre terminal, votre caisse en ligne ou votre terminal virtuel est configuré selon votre façon d’encaisser.
5. 5Des paiements tests sont effectués sur le nouveau compte, y compris un remboursement, afin de valider le parcours complet.
6. 6Une date de bascule est choisie pendant vos heures calmes, et votre terminal est transféré à ce moment.
7. 7Votre ancien compte est fermé selon son délai de préavis, une fois le nouveau en fonctionnement normal.

Vous approuvez les chiffres avant que tout cela commence. Si la comparaison ne démontre pas d’économie, rester où vous êtes est un résultat tout à fait valable.

• Préparez en parallèle. Le nouveau compte et le nouveau terminal sont prêts pendant que l’ancien traite encore, et non après sa résiliation.
• Testez avant la bascule. Effectuez un paiement par carte, un paiement sans contact, un paiement par débit Interac et un remboursement sur le nouveau terminal.
• Choisissez un moment calme. Faites la bascule avant l’ouverture, après le coup de feu du midi ou le jour le plus tranquille de la semaine.
• Prévoyez une solution de secours pour la journée de bascule, comme un deuxième terminal ou une autre façon d’encaisser si un appareil a besoin d’un moment.
• Confirmez le cycle de dépôt. Demandez quand le premier lot de fonds sera déposé afin de planifier votre trésorerie.
• Surveillez le premier relevé. Comparez-le au taux écrit qui vous a été promis.

Une courte interruption est presque toujours un problème de configuration et non de réseau : un terminal non provisionné, un numéro marchand pas encore actif ou une passerelle qui pointe encore vers l’ancien compte. C’est le test préalable qui l’évite.

Le nouveau taux ne représente que la moitié du calcul. Le coût de départ peut effacer une année d’économies s’il n’est pas vérifié d’abord.

• Les frais de résiliation anticipée, et s’il s’agit d’un montant fixe ou des mois restants
• Le rachat d’un contrat de location de matériel, et si l’équipement doit être retourné
• Les délais de préavis, qui peuvent exiger un avis écrit un certain nombre de jours avant la résiliation
• Les coûts de migration de la passerelle ou du logiciel si votre caisse en ligne doit être reconfigurée
• Les frais mensuels de l’ancien compte, qui continuent jusqu’à sa fermeture complète
• Le moment des dépôts et toute réserve retenue par le nouveau fournisseur sur les premiers lots

Demandez chacun de ces éléments par écrit des deux côtés. Un changement moins cher en taux mais coûteux à quitter n’est pas moins cher.

Deux listes couvrent le même processus du point de vue du marchand et valent la peine d’être lues avant le premier appel :