Traitement des paiements pour services professionnels

Une pratique compte généralement trois moments de paiement, et un client qui ne peut pas utiliser celui qu’il préfère retarde la facture :

• En personne, à la fin d’une visite : un terminal sur le bureau accepte le sans contact, la puce et la piste en quelques secondes, ce qui évite au comptoir de manipuler comptant et chèques.
• Par téléphone : plusieurs clients règlent une facture en appelant pour autre chose, ce qui exige une façon d’accepter un numéro de carte sans demander une visite.
• En ligne : les clients qui préfèrent payer au moment qui leur convient ont besoin d’une option par carte sur le site de la pratique plutôt que d’un appel pendant les heures d’ouverture.
• Le débit Interac : les clients canadiens, particulièrement au Québec, s’attendent à pouvoir payer avec la carte bancaire qu’ils ont en main.
• Un reçu sur place : les clients veulent une preuve immédiate du paiement professionnel, pas à la fin du mois.

L’ensemble de solutions qui répond à ces cinq points est plus simple qu’il n’y paraît : un terminal, un terminal virtuel et un compte marchand.

Pour une pratique qui facture du temps plutôt que de vendre des produits, le terminal virtuel est généralement l’outil principal :

• Il permet de saisir un paiement par carte depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone, sans terminal ni matériel à installer.
• Il convient aux factures réglées par téléphone, aux dépôts pris à la réservation d’un rendez-vous et aux paiements organisés hors des heures de bureau.
• Les paiements saisis à la main coûtent généralement plus cher à accepter que le sans contact : il vaut donc la peine de savoir quelle part de votre volume passe par le téléphone.
• Comme il fait partie du même compte que le terminal du bureau, chaque paiement, peu importe le canal, se retrouve dans un seul rapport de transactions.

Une pratique qui facture surtout à distance peut commencer avec le terminal virtuel seul et ajouter un terminal PAX quand l’option en personne devient utile. Les deux fonctionnent sur le même compte.

Une pratique professionnelle détient des renseignements clients qui rendent toute charge administrative supplémentaire indésirable. La sécurité des paiements est l’un des domaines où le travail revient à l’environnement de traitement plutôt qu’à vous :

• Les terminaux PAX sont certifiés PCI-DSS et conformes EMV : les données de carte sont traitées dans un appareil certifié plutôt que saisies par votre personnel.
• Travailler avec un processeur qui gère la conformité réduit ce que la pratique doit gérer elle-même, comparativement à une gestion isolée des obligations PCI.
• Interac, le sans contact et les portefeuilles mobiles passent par le même chemin certifié : accepter plus de types de paiement n’ajoute donc pas une deuxième question de conformité.
• Les terminaux fonctionnent sur la plateforme MAXSTORE basée sur Android, avec une gestion des appareils faite par la plateforme plutôt que par un technicien qui se déplace au bureau.

Le résultat concret : la pratique peut expliquer simplement comment les paiements clients sont traités, sans maintenir ses propres systèmes de données de cartes.

Dans une pratique, le coût d’une piste de paiement mal tenue se traduit en heures de comptabilité. Le compte est conçu pour que la piste reste claire :

• L’historique des transactions est disponible pour la comptabilité et les déclarations fiscales : un mois peut donc être reconstitué sans apparier des reçus papier.
• Les dépôts et les frais apparaissent sur des relevés clairs, conciliables avec les registres de la pratique.
• Les volumes de paiement peuvent être suivis par type de carte et par moyen de paiement, ce qui sépare les frais de carte du reste du grand livre.
• Les contestations et litiges sont visibles au même endroit : un paiement contesté devient une tâche à traiter plutôt qu’une surprise.

Pour une pratique avec une comptabilité à temps partiel ou un comptable externe, ces rapports valent souvent plus qu’une fraction de point de pourcentage sur le taux.

Une pratique qui sert des clients dans les deux langues ne devrait pas avoir à passer à l’anglais pour régler un problème de paiement :

• Le soutien est offert en français et en anglais par une équipe basée au Québec.
• Le débit Interac est accepté aux côtés des cartes de crédit, du sans contact et des portefeuilles mobiles dont Apple Pay et Google Pay.
• La tarification est à l’interchange plus : le coût du réseau de cartes et la marge du fournisseur apparaissent séparément sur le relevé.
• Il n’y a aucun contrat à long terme : si les chiffres cessent de fonctionner pour la pratique, il n’y a rien à racheter.